ارائه راهکارهای یکپارچه سازی سازمانی در بستر BPMS | گروه تخصصی بتاو

 

فرایندهای راهکار مدیریت دارایی

 

  1. طراحی و ساخت دارایی های غیر تولیدی
  2. برنامه نگهداری و تعمیرات
  3. کسب و استقرار دارایی ها، تجهیزات و ابزار
  4. تعیین تکلیف دارایی های مولد و غیر مولد برای استفاده یا رها کردن

 

طراحی و ساخت دارایی های غیر تولیدی

این فرآیند که با توسعه استراتژی و چشم انداز بلند مستغلات آغاز می شود با توسعه، ساخت و تعدیل سایت ها، طرح ریزی واحد صنعتی، آماده سازی فضاهای کاری و دارایی ها در پی ایجاد نگرشی سیستماتیک به فرآیند برنامه ریزی دارایی های غیر تولیدی است که در این نرم افزار سیر منطقی واحد هایی که برای حصول این نتیجه مورد نیاز است مخاطب فرم های اتوماسیون قرار گیرند و روند این تخاطب مورد نظر قرار گرفته است.

 

برنامه نگهداری و تعمیرات

این برنامه با نگاه به توسعه نرم افزاری تعمیرات نگهداری پیاده شده است هرچند در این حوزه نرم افزار های گوناگونی وجود دارد اما وسعت نگرش این نرم افزار شامل تهیه مقدمات اساسی ثبت اطلاعات تجهیزات، راه اندازی سیستم نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه، تعداد و نحوه تعریف فعالیتهای تعمیرات نگهداری، برنامه ریزی و اجرای تعمیرات نگهداری، برنامه ریزی و اجرای تعمیرات اساسی، تعمیرات اضطراری، تعمیرات موردی، ثبت و تحلیل توقفات، تعمیرات اصلاحی بدون متقاضی، تجزیه و تحلیل علت توقف، بازرسی، سوابق تعمیراتی تجهیزات است که شمول بسیار کاملی است.

 

کسب و استقرار دارایی ها، تجهیزات و ابزار

این فرآیند که در بسیاری شرکت ها با بی مهری برنامه ریزان روبرو می شود پاری وقت ها مشکلات بسیار جدی برای شرکت ها ایجاد می کند که در این فرآیند با یک نگاه منطقی سعی در علمی نگریستن به آن شده است. این فرآیند شامل: توسعه سیاست های مرتبط با نگهداری مستمر دارای های مولد، کسب و راه اندازی تجهیزات می باشد.

 

تعیین تکلیف دارایی های مولد و غیر مولد برای استفاده یا رها کردن

بسیار اوقات پیش می آید که تحلیل انبار به مدیران مالی نشان از حجم بالای دارایی های غیر مولد یا حتی مولد انبار می دهد که با بالا بردن حجم سرمایه گذاری شرکت و عدم تأثیر در سود آن در عمل ضرر و زیان شرکت را در پی دارد فرآیندی که در این نرم افزار پیش بینی شده است شامل: توسعه استراتژی رها کردن، انجام فروش یا مبادله، رها کردن است.

 

نمونه ای از آنالیز فرآیندهای فوق به شرح زیر می باشد:

فرآیند های راهکار مدیریت  دارایی

۲

۳

مزایای استفاده از BPMS در مدیریت دارایی

همان گونه که دوستانی که دستی در پروژه های صنعتی دارند مطلع هستند هیچ رویه کاری استانداری برای بسیاری فرآیند های مرتبط با ساخت به طور مثال برای مکان یابی پست های برق وجود ندارد. تمام کارها به صورت فرد محور و در بهترین حالت بر اساس اسناد بالادستی مثل نظام مهندسی، شهرداری و نظایر این ها انجام می شود؛ که این کنترل ها نیز برنامه خاصی ندارد و نظارتی سیستماتیک بر حسن اجرای آن ها وجود ندارد. این نرم افزار پیش از آن که یک هماهنگ کننده برای این فرآیند ها باشد یک روش کاری بسیار علمی و منطقی است که به دنبال خود هماهنگ کننده فعالیت های شرکت و نظم دهنده به آن هاست. لازم به ذکر است که نظم زمانی انجام این فرآیند ها که در محیط واقعی برای آن استانداردی ارائه نمی دهند بسیار حائز اهمیت است تنها در یک مورد اشتباه مسئول یک پروژه در استعلام یکی از مجوزهای مربوط به زمین محل پروژه باعث تاخیری ۸ ماهه و ایجاد ضرر مالی هنگفتی برای کل پروژه شده بود.

پیاده سازی فرآیند های این نرم افزار با کمک فایل های پی سی اف و بررسی میدانی شرکت هایی در حوزه های مختلف نظیر صنایع غذایی، سیمان، نساجی و برق و هم چنین بررسی آخرین دستاورد های برخی شرکت های بزرگ در زمینه مدیریت و سازمان صورت پذیرفته است که علاوه بر استفاده از آخرین استاندارد های بین المللی شرایط بومی صنایع کشور نیز در آن لحاظ شده است.

جریان عملیات در این نرم افزار با محوریت شرکت های مورد بازدید قرار گرفته ترسیم شده است و در مواردی با کسب اطلاعات درباره سازمان ها و ساختار های جدید به روز رسانی شده و بهبود یافته است.

نبود یک نگاه سیستمی و کل نگر و جدی نگرفتن فرآیندها و رویه های استاندارد یکی از نکاتی است که علی رغم اهمیت بالای آن، هنوز توجه درخور به آن نشده است. چنین نوعی از نگاه که می تواند منجر به بازآفرینی سازمانی گردد، باعث خواهد شد شرکت ها شناخت دقیق تر و کامل تری از آنچه در سازمانشان انجام می گیرد داشته باشند که نتیجه این اتفاق توجه بیشتر به فرآیندهای ارزش آفرین و حذف فعالیت های زائد خواهد بود. همچنین نیروی انسانی درک دقیق تری از شرح فعالیت شغلی خود و اهمیت و تاثیرات خود بر فعالیت کل سازمان پیدا خواهد که چشم انداز کاری روشن تری پیشروی آنها قرار خواهد داد. از طرف دیگر مشخص شدن فرآیندها با شرحی روشن و دقیق، امکان تعریف معیارهای ارزیابی عملکرد اثربخش تری را برای بخشهای مختلف سازمان ایجاد می کند. که تمام این ها در کنار هم مدیران را قادر خواهد ساخت که با شناخت بهتر پیوسته در پی ارتقا و بهبود فرآیندهای سازمانی باشند و بتواند تمام فعالیت را رصد کرده و با تاخیر و انحراف کمتری به اطلاعات سازمان و بازخوردهای بخش ها مختلف دسترسی داشته باشند.

 

برخی از شاخص های مدیریت  شده توسط این راهکار برای سازمان

  • مدیریت امور قراردادها
  • شاخص مدیریت بازرگانی
  • تجزیه و تحلیل فرآیندی
  • تعمیرات و نگهداری
  • انجام فروش یا مبادله
  • طرح جریان مواد
  • خرید و …

از شاخص هایی هستند که برای این نرم افزار گردآوری و تعیین شدند. لازم به ذکر است که برای بسیاری از این شاخص ها هیچ استاندارد مشخصی وجود ندارد و بسیار فرصت مناسبی است تا از ظرفیت تبدیل این شاخص ها به استاندارد های ملی صنعتی یک بازار انحصاری برای نرم افزار در سال های ابتدایی تولید آن ایجاد نمود.