ارائه راهکارهای یکپارچه سازی سازمانی در بستر BPMS | گروه تخصصی بتاو

 

فرایندهای راهکار توسعه و مدیریت قابلیت های کسب و کار

 

  1. ایجاد و حفظ مدیریت اداره
  2. تعریف و مدیریت چارچوب های فرآیند
  3. تعریف فرآیندها
  4. مدیریت عملکرد فرآیند
  5. بهبود فرآیند
  6. مدیریت پرتفولیو
  7. مدیریت برنامه ها
  8. مدیریت پروژه ها
  9. استراتژی های توسعه کیفیت و برنامه ها
  10. برنامه ریزی و مدیریت نیروی کار با کیفیت
  11. انجام ارزیابی کیفیت
  12. برنامه برای تغییر
  13. طراحی تغییر
  14. پیاده سازی تغییر
  15. حفظ بهبود
  16. توسعه ی استراتژی مدیریت دانش
  17. ارزیابی کردن قابلیت های مدیریت دانش
  18. شناختن ونقشه کشیدن پروژه ها
  19. توسعه و حفظ نقشه ی دانش it
  20. خلق کردن ومدیریت استراتژی کارایی تشکیلات

 

 نمونه ای از آنالیز فرآیندهای فوق به شرح زیر می باشد:

 

 انتخاب روش بهبود فرآیند

این فرایند کمک بزرگی را به سرعت و دقت عملکرد سازمانی خواهد کرد. این فرآیند و به طور عام این راهکار برای سازمان هایی احساس ضرورت برای تغییر میکنند، کارایی زیادی دارد. سازمانهای موفق در جهان امروز سازمانهایی هستند که تغییر و تحول را در چهارچوب تشکیلاتی خود بگنجانند بنابراین سازمان هایی که پویایی ندارند محکوم به مرگ اند.

این فرآیند را مدیریت (و یا حتی هر شخص دیگری که بهبود برای فرآیندها را احساس میکند) آغاز میکند و سپس جلسه افتتاحیه تشکیل میشود که در آن تیمی برای انجام فرآیند انتخاب میشوند که پس از آموزش تیم، تیم برای جمع آوری اطلاعات و تجزیه تحلیل آن آماده میشود. پس از آن گزارشی تهیه و از سمت واحد نظارت چک میشود. در مرحله بعد (اگر تایید شود)راه حل های بهبود شناسایی میشوند و دوباره گزارشی تهیه و از سمت واحد نظارت رد یا تایید میشود. در جلسه اختتامیه نتیجه گیری نهایی گرفته میشود و برنامه و روشی برای بهبود ارائه می شود.

 

ارزیابی آمادگی برای تغییر

زمانی که مدیریت سازمان احساس نیاز برای تغییر در سازمان میکند، با استفاده از این فرایند میتواند مراحل تغییر در سازمان را طی کند و سازمان را از جهت میزان آمادگی برای تغییر بررسی کند.

این فرآیند از سمت مدیریت با احساس نیاز سازمان به تغییرات آغاز میشود. پس از تشکیل تیم رهبری و تعریف یک موقعیت مطلوب برای سازمان، موقعیت مطلوب سازمان به دیگر افراد انتقال میابد و برای اقدامات توانمند سازی صورت میگیرد. پس از آن  پیروزی های کوتاه مدت شکل میگیرد و از کاستی ها پرهیز میشود. سپس گزارش به سمت مدیریت ارسال می شود تا برای ایجاد تغییر تصمیم گیری شود.

راهکار توسعه مدیریت ۲

 

تعیین ذینفعان

با توجه به نقش مهم و حیاتی ذینفعان در سازمان ها لازم است که ذینفعان تعیین شوند. این فرایند امکان تعیین ذینفعان را به مدیران می دهد و مراحل تعیین آن ها را مشخص میکند.

مدیریت شرکت لیستی از تمامی ذینفعان تهیه میکند و ضمن آن با تمامی ذینفعان ارتباط برقرار میکند سپس مدیران ذینفعان مسئولیت های خود را به عنوان مدیر پروژه و دینفعان تعریف میکند و پس از آن ذینفعان پروژه تعیین خواهند شد.

راهکار توسعه مدیریت

تعریف دامنه

مدیریت پس از مشخص کردن اهداف پروژه و مشخص کردن زیر مراحل وظایف و منابع، بودجه را مشخص میکند و پس از تایید از طرف بخش مالی سازمان اقدام به جدول زمانبندی و تعریف دامنه میکند. پس از آن برای بایگانی آن اقدام میکند.

تعریف دامنه فعالیت سازمان حدود فعالیت های سازمان را مشخص می کند و باعث می شود زمانبندی انجام هر فعالیت مشخص شود و ضمنا فعالیت های تکراری و اضافی، حذف شوند.

 

مشخص کردن وضعیت آینده

سازمان ها برای عکس العمل نشان دادن به تغییرات محیطی و افزایش انعطاف پذیری در مقابل محیط باید شرایط آینده را مشخص کنند برای این منظور مدیریت درخواست جمع آوری اطلاعات در مورد وضعیت آینده را میکند و بخش خدمات و پشتیبانی  اقدام به جمع آوری اطلاعات ضروری در این مورد میکند و همچنین منابع مورد نیاز (زمان، پول، منابع انسانی، مشاور، آموزش و ….) را مشخص میکند. پس از آن عوامل تغییر را مشخص می کند. و بدین ترتیب وضعیت آینده مشخص می گردد.

 

شناسایی موانع برای تغییر

موانع برای تغییر یک تهدید محیطی محسوب می شود و شناسایی آن ها امری حیاتی و مهم است. این فرایند سبب می شود که سازمان به راحتی این موانع را شناسایی کند و به سرعت نسبت به آن ها عکس العمل نشان بدهد.

برای شناسایی موانع تغییر بخش خدمات و پشتیبانی اقدام به جمع آوری اطلاعات می کند، وجود موانع باالقوه را تعیین می کند، اثرات و علل هر مانع بررسی و تعیین می شود و فرآیندهای کنترلی را چک می کنند. سپس نرخ احتمال کشف هر مانع و همچنین وخامت هر یک مشخص می شود. پس از آن گزارش کار را به مدیریت می دهد و موانع برای تغییر شناسایی می شوند.

 

مهندسی مجدد فرآیندها و سیستم های کسب و کار

اهمیت تغییر و تحول مثبت بر کسی پوشیده نیست چرا که نیاز آینده است .برای این منظور باید هدفمان را بدانیم و اینکه چه مسیری را می بایست طی کنیم لذا می توان گفت مدیریت تحول علمی است که به ما کمک می کند تا بتوانیم در سازمانمان از وضع موجود به وضع مطلوب برسیم.

نکته مهم این است که از آنجائیکه موفقیت یک سازمان به پویایی آن بستگی دارد و برای پویایی بایستی همواره تحول را پذیرفت و متحول شد لذا سازمانها و افرادی موفق ترند که میزان تحولات برنامه ریزی شده آنها بیش از تحولات اتفاقی آنها باشد یعنی سعی کنند همواره ابتکار عمل را بدست بیاورند و مجبور به حرکت به میل و خواسته دیگران نباشد.

حال این فرآیند به پیاده سازی تغییرات و مهندسی مجدد فرآیندها کمک شایانی خواهد کرد.

مهندسی مجدد فرآیندها یکی از مهمترین اقدامات برای پیاده سازی تغییر در سازمان هاست.که از سمت مدیریت آغاز میشود که مدیریت بنا بر مشاهداتش برای سازمانش احساس نیاز به مهندسی مجدد فرآیندها را میکند و از بخش خدمات درخواست تشخیص و توسعه الگوهای مشتری مدار برای فرآیندهای کسب و کار را میکند. بخش خدمات پس از انتخاب فرآیندها برای مهندسی مجدد و تنظیمات لازم جهت طراحی مجدد، نیازهای فنی برای فرآیندهای جدید را تعریف کرده و سپس به توسعه جزئیات  مهندسی مجدد فرآیندها میپردازد.پ س از تایید از سوی مدیریت، مهندسی مجدد فرآیندها اجرا خواهد شد.

 

راهکار توسعه مدیریت۳

برخی از شاخص های مدیریت شده توسط این راهکار برای سازمان

  • مدیریت هزینه برای ایجاد استراتژی مدیریت تغییر
  • درصد تحقق تغییرات
  • درصد اثربخشی ایجاد تغییرات
  • اثربخشی ایجاد تغییر و پیاده سازی آن در سازمان
  • درصد مطابقت با برنامه پروژه های بهبود مستمر
  • اندازه گیری عملکرد زمانی