ارائه راهکارهای یکپارچه سازی سازمانی در بستر BPMS | گروه تخصصی بتاو

 

راهکار توسعه و مدیریت منابع انسانی

۱) توسعه ی استراتژی منابع انسانی, برنامه ریزی، سیاست ها و استراتژی

  • شناسایی نیازهای استراتژیک منابع انسانی
  •  تعیین برنامه نیروی انسانی مورد نیاز سالانه هر واحد طبق استراتژی های سازمان
  •  تعریف HR و  نقش عملکرد کسب و کار و مسئولیت پذیری
  •  براورد هزینه های HR
  •  ایجاد اقدامات HR
  •  ارتباط استراتژی های HR
  •  جمع آوری مهارت مورد نیاز براساس استراتژِ ی های شرکت و بازار محیط
  •  طرح منابع برای کارمند مورد نیاز در هر واحد سازمان
  •  طرح مزایای کارکنان
  •  توسعه استراتژی برای سیستم های HR /فناوری/ابزار
  •  اندازه گیری تحقق اهداف
  •  پایش و اندازه گیری میزان تحقق برنامه و استراتژی های فرآیند
  •  ارتباط برنامه ها و همکاری به روز با سهامداران

 

۳) توسعه و مشاوره کارکنان

  •  معرفی کارکنان جدید به مدیران
  •  ارزشیابی کارکنان در محیط کار
  •  تعریف اهداف عملکرد
  •  بررسی ارزیابی کارکنان
  •  ارزیابی و بررسی عملکرد برنامه
  •  مدیریت همکاری مدیر و کارمندان
  •  مدیریت و توسعه مهارت های کارکنان
  •  تراز برنامه یادگیری با شایستگی
  •  تخمین نیازهای آموزشی از طریق آنالیز مهارت های در دسترس
  •  توسعه، انجام و مدیریت برنامه های آموش کارکنان و یا مدیریت

 

۵) جابجایی و امور بازنشستگی کارکنان

  • درخواست ترفیع و تنزل رتبه کارمند از طریق مدیریت
  •  درخواست ترفیع از سوی کارمند
  •  شناسایی بخش های سازمان مدیریت بازنشستگی کارکنان رسمی سازمان
  •  مدیریت بازنشستگی کارکنان رسمی سازمان
  •  انجام امور بازنشستگی کارکنان
  •  مرخصی استعلاجی و مرخصی استحقاقی
  • درخواست نیاز به نیروی کار از سوی یک بخش به مدیریت
  •  جابه جایی به دستور مدیریت

در توسعه ی استراتژی منابع انسانی, برنامه ریزی، سیاست ها و استراتژی فرایندهایی شرح داده شده که سیاست ها و استراتژی های مربوط به منابع انسانی را مطرح می کند. برای مثال فرایند شناسایی نیازهای استراتژیک منابع انسانی شامل تعدادی زیر فرایند است که در ارتباط با هم سعی بر شناخت استراتژی های اثزگذار منابع انسانی می باشد و یا جمع آوری مهارت مورد نیاز براساس استراتژِی های شرکت و بازار محیط سعی بر شناسایی و انجام یک سری فرایند دارد تا این مهارت ها را با کمترین هزینه شناسایی کند که در نمودار جریان فعالیت مربوط به هر فرایند به صورت جزئی نشان داده است که هر فرایند نیاز به چه فعالیت هایی دارد .

 

استخدام و منبع(داخلی و خارجی) و انتخاب کارکنان هم شامل فرایند هایی از قبیل  مشخص کردن روشهای استخدامی است که طبق جریان فعالیت از تشکیل کمیته منابع انسانی جهت تدوین روشهای استخدامی شروع شده و به ابلاغ روشهای استخدامی مورد استفاده در سازمان به افراد ذیربط خاتمه می یابد که این فرایند مستلزم شکل گیری تشکیل کمیته منابع انسانی جهت تدوین روشهای استخدامی می باشد. مثال دیگر فرایند اخذ آزمون از متقضاییان است که شروع آن با تماس با افراد انتخاب شده در مصاحبه است و خاتمه ی آن با بایگانی می باشد که در این بین باید اخذ آزمون عمومی وتخصصی از متقاضیان را نیز در نظر گرفت.

 

توسعه و مشاوره کارکنان شامل یک سری فرایند است که می توان به عنوان مثال ارزشیابی کارکنان در محیط کار را نام برد که شروع آن به تهیه ی فرم مرتبط نیاز دارد. تهیه فرم های ارزشیابی کارمندان توسط واحد منابع انسانی   و در این بین باید فرستادن فرم های ارزشیابی به سرپرستان را انجام داد ، سپس نیازسنجی به آموزش  را مطرح نمود  و پس از نیازسنجی به آموزش ، نوبت به ارزشیابی آموزش انجام شده و  ثبت شدن نمرات در سیستم می رسد تا در نهایت به ابلاغ حقوق و مزایا به واحد مالی ختم شود .

پاداش و حفظ کارکنان می توان به فرایند مدیریت ثبت مزایا اشاره نمود که شامل تدوین مزایا بر اساس گروه های شغلی و سنوات خدمت و سپس ثبت در حکم کارگزینی و به ترتیب ثبت در نرافزار حقوق و دستمزد و در نهایت برگزاری جلسات طوفان ذهنی برای تخصیص مزایای جدید و ارسال گزارش برای مدیریت است که برای مثال زیر فرایند ابلاغ به واحد حقوق و دستمزد در قسمت واحد مالی صورت می گیرد.

۲-برنامه ریزی و مدیریت عملیات خدمات مشتری

زمان بندی مناسبی برای کارکنان صورت می دهد و درخواست ها و شکایاتشان را بررسی و در صورت امکان برآورده می کند که از فرآیندهای زیر تشکیل شده است:

  •  برنامه ریزی و مدیریت نیروی کار بخش خدمات مشتری
  •  مدیریت درخواست ها یا پرسش های مربوط به خدمات مشتری
  •  مدیریت شکایات مشتریان

 

 

 

 

 

 

۴) پاداش و حفظ کارکنان

  • توسعه منافع و برنامه پاداش
  • انجام تجزیه و تحلیل رقابتی
  •  مشخص کردن نیازهای جبران خدمت براساس موضوعات مالی، منافع و سیاست های منابع انسانی
  •  مدیریت ثبت مزایا
  •  فرآیند مطالبات
  •  اجرای اصلاح (تلفیق) مزایا
  •  بررسی خروجی های برنامه های انگیزشی
  •  بررسی خروجی های برنامه های پاداش

 

 

۶) مدیریت اطلاعات کارکنان

  • تهیه فرم گزارش عملکرد روزانه
  •  استعلام سوء پیشینه کارمند
  •  استعلام صحت سلامت متقاضی
  •  نگهداری اطلاعات کارکنان جدیدالورود
  •  نگهداری اطلاعات کارکنان شاغل در سازمان
  •  درج مدارک پرسنل در فایل های الکترونیکی و نگهداری آن در سیستم
  •  تعیین اهداف شغلی برای پرسنل جهت بهبود روند فعالیت های سازمان
  •  درج نام پرسنل در سیستم حضور و غیاب توسط بخش حضور و غیاب
  •  مدیریت شکایات کارکنان
  •  انتشار مکاتبات کارکنان

 

پاداش و حفظ کارکنان می توان به فرایند مدیریت ثبت مزایا اشاره نمود که شامل تدوین مزایا بر اساس گروه های شغلی و سنوات خدمت و سپس ثبت در حکم کارگزینی و به ترتیب ثبت در نرافزار حقوق و دستمزد و در نهایت برگزاری جلسات طوفان ذهنی برای تخصیص مزایای جدید و ارسال گزارش برای مدیریت است که برای مثال زیر فرایند ابلاغ به واحد حقوق و دستمزد در قسمت واحد مالی صورت می گیرد.

 

 

 

جایجایی و امور بازنشستگی کارکنان می توان به مدیریت بازنشستگی کارکنان رسمی سازمان اشاره نمود که قسمتی از آن انجام امور بیمه ای کارکنان است  هم چنین باید اعلام میزان کارکرد کارکنان به سازمان بیمه بصورت ماهانه و ثبت در پرونده پرسنلی را به دقت انجام داد .
و نهایتا در قسمت مدیریت اطلاعات کارکنان می توان فرایند مدیریت شکایات کارکنان  را شرح داد که شروع آن با تهیه فرم شکایات انتقادات و ارائه به بخش های مختلف صنعت تولیدی جهت تکمیل فرم و جمع آوری فرم های تکمیل شده سپس ارزیابی شکایات است که پس از ارزیابی به گزاره ی شرطی آیا شکایات مورد قبول است مواجه می شویم که جواب آن بله و خیر است و در نهایت به اقدام به یافتن راهکار جهت حل معضل ختم می شود.

 

نمونه ای از آنالیز فرآیندهای فوق به شرح زیر می باشد:

 

۶-۱

 

۶-۲ 

 

مزایای استفاده از BPMS در مدیریت منابع انسانی

زیرساخت اولیه نرم افزار (طراحی فرایند ها ) باعث کاهش دوباره کاری و جزیره ای دیدن کارها در تحلیل شغل می شود. یکی از خروجی های تحلیل شغل که می توانند سازمان ها از آن استفاده کنند BPR سازمان است که در حالت سنتی بصورت شهودی اتفاق می افتد ولی با کمک  این نرم افزار می توان گلوگاه های فرایندی را شناسایی و رفع کرد.

در فاز مدیریت عملکرد بهترین وسیله برای پایش شاخص های عملکردی می باشد. (با هر بار رخ دادن فرایند یا ران شدن آن تمام اطلاعات مربوط به آن ثبت شده و قابل گزارش گیری می باشد). ابزارهای لازم مدیران برای تصمیم گیری موثرتر و رفع مسائل را به آنها می دهد. (یکی از شایستگی های مدیران حل مسئله می باشد.)

 

برخی از شاخص های مدیریت شده توسط این راهکار برای سازمان

  • شاخص توسعه و مدیریت معیارهای کارمند
  • شاخص ترفیع رتبه به جهت افزایش سنوات
  • شاخص تنزل رتبه
  • شاخص توسعه و مدیریت زمان و سیستم حضور و غیاب
  • شاخص مدیریت فرایند گزارش دهی
  • شاخص مدیریت نگهداری اطلاعات کارکنان
  • شاخص مدیریت استقرار پرسنل
  • شاخص مدیریت مرخصی
  • شاخص مدیریت سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی
  • شاخص توسعه برنامه ارتباطات کارکنان
  • شاخص ارزیابی مدیران ارشد و میانی
  • شاخص ازیابی کارکنان
  • شاخص بررسی پاداش

و ده ها شاخص دیگر که توسط این فرآیند ها قابل اندازه گیری می باشد.