ارائه راهکارهای یکپارچه سازی سازمانی در بستر BPMS | گروه تخصصی بتاو

 

امروزه بزرگترین چالش سازمان‎ها، تغییر ساختار، تغییر قوانین کسب وکارسازمان و تغییر فرآیندهای سازمانی می‎باشد. در نتیجه نیاز به یک روش و سیستمی برای تعریف، مدیریت، تحلیل و بهینه‎سازی  فعالیت‎های کسب وکار احساس می‎شود .

«مدیریت فرآیندهای سازمانی» درباره این موضوع  بحث می‎کند که کلیه فرآیندها و همه راه‎هایی که به مشتری ختم می‎شود تحت کنترل درآیند. 

در گذشته مرسوم بود که برای هر یک از این فرآیندها، سیستم‌های جداگانه‌ای در محدوده آن فرآیند تهیه می‌شد که به سیستم‌های جزیره‌ای معروف بودند، ولی مشکلاتی اساسی به مرور زمان با این نوع نگرش حاصل می‌شد که یکی از بزرگ‌ترین آن‌ها این بود که چون هر یک از سیستم‌ها برای یک فرآیند خاص تهیه می‌شدند، اتصال سیستم‌ها به یکدیگر مشکل یا حتی غیرممکن بود و از طرفی چون دید طراحی سیستم‌ها در مورد بخشی از سازمان و نه کل آن بود، این سیستم‌ها اهداف کلی سازمان را به نحو مطلوب برآورده نمی‌کردند. بدین‌صورت ایده سیستم‌های یکپارچه سازمانی به وجود آمد.

در این دیدگاه برای سازمان یک سیستم متشکل از تعدادی زیرسیستم مستقل، ولی مرتبط با هم طراحی می‌شد که مشکلات مذکور را مرتفع می‌ساخت. با این حال یک مشکل اساسی که هنوز هم خودنمایی می‎کرد، حجم زیاد کار برای طراحی و پیاده‎سازی این سیستم‌ها بود.

به این‌صورت BPM مطرح شد که با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان‌ها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب وکار سازمان‌ها را ارایه می‌کرد و با استفاده از متدها و ابزارهای خاص خود حجم کار توسعه راه‌حل‌های اطلاعاتی برای سازمان‌ها را به حداقل می‌رساند.

 

BPMS نوع خاصی از نرمافزار میباشد که از تمام چرخه عمر فرآیندهای کسب وکار پشتیبانی میکند.

به طور خلاصه «مدیریت فرآیند کسب کار» رویکردی برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، پایش و کنترل فرآیندهای سازمان می باشد. “مدیریت فرآیند کسب کار” حاکمیتی را در سازمان، برای افزایش چابکی و کارایی، فراهم می آورد و به سازمان اجازه می دهد بتواند عملیات سازمان را با اهداف راهبردی، هم راستا نماید. با بکارگیری یک «سیستم مدیریت فرآیند کسب کار» سازمان قابلیت پیدا می کند در «هر زمان ، هر تغییری » را ایجاد نماید و این زمینه ساز پیشرفت مستمر می باشد.
هدف BPM را میتوان طراحی، اجرا و بهبود فعالیت های بین واحد های سازمانی دانست که در آن اشخاص، سیستم های اطلاعاتی و افراد به هم پیوند می خورند. همچنین به لحاظ راهبردی BPM را می توان برای مدیریت و بهبود عملکرد یک کسب و کار، از طریق بهینه سازی مداوم فرآیندهای کسب و کار در یک چرخه از مدل سازی، اجرا و اندازه گیری دانست.

 

برخی دیگر از مزایای استفاده از BPMS به شرح زیر می‎باشد:

 

  • مستندسازی و تعریف فرآیندها
  • خودکار سازی اجرای فرآیندها
  • شناسایی فرصتها و بهبود فرآیندها
  • حذف فعالیتهای غیر ضروری
  • کنترل کارایی فرآیندهای در حال اجرا
  • همکاری مشتری ها و شرکا در فرآیندهای تجاری
  • کاهش منابع مورد نیاز
  • افزایش هماهنگی
  • افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها
  • افزایش رضایتمندی مشتری
  • چابکی سازمان

از آنجایی که BPMS بر اساس خواسته‎ها و نیازهای سازمان توسعه پیدا می‎کند، می‎تواند تا حدود زیادی به نیازهای سازمان پاسخ دهد.
این فعالیت با صرف زمان و هزینه بسیار کمتری در مقایسه با ساخت یک سیستم نرم‎افزاری از صفر می‎باشد.
همچنین BPMS می‎تواند از ساختارهای اطلاعاتی موجود در سازمان به شکل مطلوبی در فرآیندها استفاده نماید و در این حالت هزینه‎های یکسان‎سازی اطلاعات و تولید مجدد داده‎ها کاهش یافته و اطلاعات در سازمان به شکل یکپارچه تولید و مورد استفاده قرار می‎گیرند.

 

ما در بتاو راهکارهای مختلفی تولید کرده ایم شامل: